1. Suche nach den richtigen Vorlagen
Einer der größten Zeitfresser bei der Erstellung von Verträgen ist das manuelle Suchen und Ausfüllen von Dokumentvorlagen. Dies kann eine mühsame und zeitraubende Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie dies täglich tun müssen. Um Zeit zu sparen, empfehlen wir die Verwendung von Automatisierungstools, die über vorgefertigte Vorlagen verfügen. Auf diese Weise können Sie einfach die Vorlage auswählen, die Sie benötigen, und die relevanten Informationen ausfüllen.
2. Manuelles Ausfüllen von Verträgen
Ein weiterer großer Zeitfresser ist das manuelle Ausfüllen von Verträgen. Dies geschieht in der Regel, wenn Unternehmen auf veraltete Methoden zurückgreifen, z.B. auf Papierverträge oder Excel-Tabellenvorlagen. Dies ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann auch zu Fehlern und leeren Feldern führen. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software, mit der Sie Verträge elektronisch ausfüllen können. Auf diese Weise können Sie die relevanten Informationen einfach auswählen und die Felder der Vertragsvorlage automatisch ausfüllen lassen.
3. Vertragsteile nach Bedarf anpassen oder entfernen
Wenn Sie Änderungen an einem Vertrag vornehmen müssen, können Sie dies mit einer intelligenten Verwaltungssoftware tun. Auf diese Weise können Sie Verträge schnell und einfach aktualisieren, ohne einen neuen Vertrag von Grund auf erstellen zu müssen.
4. PDF(s) erstellen und zusammenführen
Nachdem alle Anpassungen am Vertrag vorgenommen worden sind, werden die endgültigen Dokumente sortiert und in einer oder mehreren PDF-Dateien zusammengefasst. Diese Aufgabe kann auch durch den Einsatz einer Vertragsverwaltungssoftware automatisiert werden.
5. Übermittlung von Verträgen zur Unterzeichnung
Sobald ein Vertrag erstellt ist, muss er der oder den anderen Parteien zur Unterschrift vorgelegt werden. Dies kann mit Hilfe von Automatisierungswerkzeugen elektronisch erfolgen. Dies ist eine viel schnellere und effizientere Methode als der Versand von Verträgen per Fax oder Post.
6. Elektronische Speicherung von Verträgen
Nachdem ein Vertrag unterzeichnet wurde, muss er an einem sicheren und zugänglichen Ort aufbewahrt werden. Das geht am besten, indem Sie Ihre Verträge mit zusätzlichen Informationen automatisch in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichern.
7. Nachbearbeitung von fehlerhaften Verträgen
Durch die vielen manuellen Schritte und die immer gleichen monotonen Tätigkeiten sind Fehler nicht auszuschließen. Dies führt zu einem Mehraufwand bei der Nachbearbeitung von Verträgen. Durch den Einsatz von Automatisierungswerkzeugen werden Fehler in Verträgen auf ein Minimum reduziert.
Fazit
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie bei der Erstellung von Verträgen viel Zeit und unnötigen Mehraufwand sparen. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software lassen sich wiederkehrende Aufgaben leicht automatisieren.
Haben Sie weitere zeitsparende Tipps oder Fragen zur Automatisierung der Vertragserstellung? Bitte kontaktieren Sie uns!
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite Funktionen oder Vorlagen.
